Durch die korrekte Vorbereitung der Proben können Labore sofort mit den Tests beginnen, der Bedarf an Rückfragen wird reduziert und es wird sichergestellt, dass die gewonnenen Daten zur Untermauerung des Sicherheitsberichts für Kosmetikprodukte (CPSR) herangezogen werden können.
Die Einreichung repräsentativer Proben ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um zuverlässige Laborergebnisse zu gewährleisten. Selbst die genauesten Analysemethoden können nicht ausgleichen, wenn Proben verunreinigt, falsch verpackt sind oder nicht mehr repräsentativ für das Produkt sind, das letztendlich auf den Markt gebracht wird.
Auch wenn jedes Labor seine eigenen Anforderungen an die Probenabgabe haben mag, hilft die Beachtung einiger allgemeiner Grundsätze dabei, Verzögerungen, Wiederholungsuntersuchungen und unnötige Kosten zu vermeiden. Die ordnungsgemäße Probenvorbereitung ist daher ein wichtiger Bestandteil jedes Kosmetik-Prüfprogramms.
Reiche die endgültige Fassung ein, wann immer es möglich ist
Grundsätzlich sollten Laboruntersuchungen mit der endgültigen Handelsformulierung durchgeführt werden.
Das Testen einer Versuchsversion, die später geändert wird, kann bedeuten, dass einige oder alle Laboruntersuchungen wiederholt werden müssen. Selbst scheinbar geringfügige Änderungen an der Rezeptur, wie zum Beispiel die Anpassung der Konservierungsmittelkonzentrationen, der Austausch eines Duftstoffs oder die Änderung eines Emulgators, können die Stabilität oder die mikrobiologische Leistung beeinflussen.
Sollten nach Beginn der Untersuchung Änderungen unvermeidbar sein, besprich diese mit dem Labor, bevor du davon ausgehst, dass die bisherigen Ergebnisse weiterhin gültig sind.
Schick das Produkt in seiner endgültigen Verpackung
Wenn möglich, sollten Proben in derselben Verpackung eingereicht werden, die auch für das Endprodukt verwendet wird.
Der Behälter ist Bestandteil des Kosmetikprodukts. Die Verpackung kann die Stabilität, Verträglichkeit und den mikrobiologischen Schutz beeinflussen, insbesondere bei Produkten, die über einen längeren Zeitraum gelagert oder nach dem Öffnen wiederholt verwendet werden.
Der Versand von Produkten in provisorischen Behältern kann dazu führen, dass das Labor Wechselwirkungen zwischen den Verpackungsmaterialien nicht beurteilen kann, oder zusätzliche Tests erforderlich machen, sobald die endgültige Verpackung ausgewählt wurde.
Falls die endgültige Verpackung noch nicht vorliegt, ist es ratsam, das Labor im Voraus zu informieren, damit die am besten geeignete Untersuchungsstrategie besprochen werden kann.
Stell genug von dem Produkt bereit
Je nach Laboruntersuchung werden unterschiedliche Probenmengen benötigt.
Bei mikrobiologischen Untersuchungen werden zum Beispiel in der Regel relativ kleine Produktmengen verwendet, während für Stabilitätsstudien mehrere Behälter benötigt werden, da die Proben zu verschiedenen Zeitpunkten im Verlauf der Studie untersucht werden. Außerdem kann zusätzliches Produkt erforderlich sein, wenn mehrere Tests gleichzeitig durchgeführt werden.
Das Labor gibt in der Regel vor dem Versand der Proben die benötigte Menge an. Zu wenig Material ist einer der häufigsten Gründe für Verzögerungen.
Beschrifte jede Probe deutlich
Jede Probe sollte bei der Ankunft leicht zu identifizieren sein.
Zu den nützlichen Informationen gehören in der Regel:
- Produktname oder interne Referenz
- Chargen- oder Losnummer
- Herstellungsdatum, falls bekannt
- Verpackungsform
- Geforderte Laboruntersuchungen, falls zutreffend
Eine eindeutige Kennzeichnung verringert das Risiko von Verwaltungsfehlern und stellt sicher, dass die Laborberichte dem richtigen Produkt zugeordnet sind.
Füge die erforderlichen Unterlagen bei
Neben den Proben benötigen Labore in der Regel grundlegende technische Informationen, bevor mit den Untersuchungen begonnen wird.
Je nach Studie kann dies den Produktnamen, die Darreichungsform, den Verwendungszweck, die Verpackungsbeschreibung und die konkret angeforderten Labordienstleistungen umfassen.
Viele Labore stellen außerdem ein Formular zur Probenabgabe zur Verfügung, das der Sendung beigelegt werden sollte. Wenn du diese Angaben vor dem Versand ausfüllst, kann das Labor die Proben schneller erfassen und unnötige Rückfragen vermeiden.
Wenn Proben ins Ausland verschickt werden, sind möglicherweise auch Zollpapiere erforderlich. Wenn du die Sendung als Kosmetikproben für Laboruntersuchungen deklariert und eine entsprechende Handels- oder Proforma-Rechnung beilegst, kannst du Verzögerungen beim Zoll vermeiden.
Verpacke die Proben sorgfältig für den Transport
Kosmetikproben sollten im Labor in demselben Zustand eintreffen, in dem sie den Hersteller verlassen haben.
Behälter sollten fest verschlossen sein, um ein Auslaufen zu verhindern, und während des Transports mit geeignetem Polstermaterial vor Stößen geschützt werden. Glasverpackungen erfordern besondere Aufmerksamkeit, um das Bruchrisiko zu minimieren.
Wenn möglich, sollten einzelne Produkte separat verpackt werden, damit ein Auslaufen aus einem Behälter die anderen nicht beeinträchtigt.
Produkte, die unter kontrollierten Lagerbedingungen aufbewahrt werden müssen, sollten gemäß den Anweisungen des Labors transportiert werden.
Informiere das Labor vor dem Versand
Gute Kommunikation hilft, unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
Bevor du Proben verschickst, solltest du das Labor über den Versand informieren und die Lieferadresse, die Kontaktdaten sowie eventuelle spezielle Anforderungen an die Verpackung oder die Begleitunterlagen bestätigen.
Wenn die Sendungsverfolgungsnummer nach dem Versand mitgeteilt wird, kann das Labor den Liefertermin besser einschätzen und die Proben sofort nach Eintreffen bearbeiten.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Viele Verzögerungen bei den Tests sind eher auf einfache administrative oder logistische Probleme zurückzuführen als auf Probleme im Labor.
Häufige Beispiele sind der Versand von Produkten in provisorischen Verpackungen, die Bereitstellung zu weniger Muster, die fehlerhafte Kennzeichnung der Charge oder das Fehlen wichtiger Unterlagen.
Ein weiteres häufiges Problem ist die Einreichung von Produkten, die nicht mehr der endgültigen Zusammensetzung entsprechen. Werden nach Beginn der Tests wesentliche Änderungen vorgenommen, müssen manche Laboruntersuchungen möglicherweise wiederholt werden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse wissenschaftlich gültig bleiben.
Wenn man sich ein bisschen mehr Zeit nimmt, um die Muster richtig vorzubereiten, spart man später im Entwicklungsprozess oft deutlich mehr Zeit.
Eine einfache Checkliste vor dem Versand
Bevor du Kosmetikproben verschickst, solltest du Folgendes überprüfen:
- Die Formulierung ist endgültig oder ausreichend repräsentativ.
- Das Produkt wird, wann immer möglich, in seiner vorgesehenen Verkaufsverpackung verpackt.
- Es wurden genügend Einheiten für alle angeforderten Tests bereitgestellt.
- Jede Probe ist deutlich beschriftet.
- Die erforderlichen Unterlagen sind vollständig.
- Die Produkte wurden für den Transport sicher verpackt.
- Das Labor wurde darüber informiert, dass die Sendung unterwegs ist.
Diese einfachen Überprüfungen helfen den Labors, ohne unnötige Unterbrechungen mit den Tests zu beginnen.
