Preparar las muestras correctamente permite a los laboratorios empezar a realizar los análisis de inmediato, reduce la necesidad de aclaraciones y ayuda a garantizar que los datos obtenidos puedan utilizarse para respaldar el Informe de Seguridad de los Productos Cosméticos (CPSR).
Presentar muestras representativas es una de las formas más sencillas de garantizar que los resultados de laboratorio sean fiables. Ni siquiera los métodos analíticos más precisos pueden compensar el hecho de que las muestras estén contaminadas, mal envasadas o ya no sean representativas del producto que finalmente se comercializará.
Aunque cada laboratorio pueda tener sus propios requisitos de envío, seguir unos cuantos principios generales ayuda a evitar retrasos, repetición de ensayos y gastos innecesarios. Por eso, la preparación adecuada de las muestras es una parte importante de cualquier programa de ensayos de cosméticos.
Envía la formulación definitiva siempre que puedas
Por regla general, los ensayos de laboratorio deben realizarse con la formulación comercial definitiva.
Probar una versión experimental que luego se modifique puede suponer que haya que repetir algunos o todos los estudios de laboratorio. Incluso los cambios en la formulación que parecen insignificantes, como ajustar las concentraciones de conservantes, sustituir una fragancia o cambiar un emulsionante, pueden afectar a la estabilidad o al comportamiento microbiológico.
Si no hay más remedio que hacer cambios una vez que hayan empezado las pruebas, coméntalos con el laboratorio antes de dar por hecho que los resultados anteriores siguen siendo válidos.
Envía el producto en su embalaje definitivo
Siempre que sea posible, las muestras deben enviarse en el mismo embalaje que se utilizará para el producto terminado.
El envase forma parte del producto cosmético. El envase puede influir en la estabilidad, la compatibilidad y la protección microbiológica, sobre todo en el caso de los productos que se almacenan durante largos periodos de tiempo o que se usan varias veces tras su apertura.
El envío de productos en envases provisionales puede impedir que el laboratorio evalúe las interacciones con el envase o puede requerir pruebas adicionales una vez que se haya seleccionado el envase definitivo.
Si aún no dispones del envase definitivo, es recomendable que se lo digas al laboratorio con antelación para que podáis hablar sobre cuál es la mejor forma de hacer las pruebas.
Asegúrate de que haya suficiente producto
Cada análisis de laboratorio requiere una cantidad diferente de muestra.
Por ejemplo, en los ensayos microbiológicos se suelen utilizar cantidades relativamente pequeñas de producto, mientras que los estudios de estabilidad requieren varios envases, ya que las muestras se evalúan en distintos momentos a lo largo del estudio. También puede ser necesario disponer de más producto si se realizan varias pruebas a la vez.
Normalmente, el laboratorio te indicará la cantidad necesaria antes de enviar las muestras. Enviar material insuficiente es una de las razones más comunes por las que se producen retrasos.
Etiqueta cada muestra con claridad
Cada muestra debe poder identificarse fácilmente al recibirla.
La información útil suele incluir:
- Nombre del producto o referencia interna
- Número de lote
- Fecha de fabricación, si se conoce
- Formato de envase
- Pruebas de laboratorio solicitadas, si procede
Una identificación clara reduce el riesgo de errores administrativos y garantiza que los informes de laboratorio se correspondan con el producto correcto.
Adjunta la documentación necesaria
Además de las muestras físicas, los laboratorios suelen necesitar información técnica básica antes de empezar con los análisis.
Dependiendo del estudio, esto puede incluir el nombre del producto, el tipo de formulación, el uso previsto, la descripción del envase y los servicios de laboratorio específicos solicitados.
Muchos laboratorios también proporcionan un formulario de envío de muestras que debe ir junto con el paquete. Rellenar esta información antes del envío ayuda al laboratorio a registrar las muestras rápidamente y a evitar consultas innecesarias.
Si las muestras se envían al extranjero, es posible que también se requiera documentación aduanera. Declarar el envío como muestras de cosméticos destinadas a pruebas de laboratorio y presentar una factura comercial o proforma adecuada ayuda a evitar retrasos en la aduana.
Empaqueta las muestras con cuidado para el transporte
Las muestras de productos cosméticos deben llegar al laboratorio en el mismo estado en el que salieron de la fábrica.
Los envases deben estar bien cerrados para evitar fugas y protegidos contra los golpes durante el transporte con materiales de amortiguación adecuados. Los envases de vidrio requieren una atención especial para minimizar el riesgo de rotura.
Siempre que sea posible, los productos deben embalarse por separado para evitar que una fuga en un envase afecte a los demás.
Los productos que requieran condiciones de almacenamiento controladas deben transportarse siguiendo las instrucciones del laboratorio.
Avisa al laboratorio antes de enviar la muestra
Una buena comunicación ayuda a evitar retrasos innecesarios.
Antes de enviar las muestras, es recomendable avisar al laboratorio del envío y confirmar la dirección de entrega, los datos de contacto y cualquier requisito específico sobre el embalaje o la documentación.
Facilitar el número de seguimiento del servicio de mensajería una vez que se ha enviado el paquete también permite al laboratorio prever la entrega y procesar las muestras en cuanto lleguen.
Errores comunes que hay que evitar
Muchos retrasos en las pruebas se deben a simples problemas administrativos o logísticos, más que a problemas del laboratorio.
Algunos ejemplos habituales son enviar productos en embalajes provisionales, proporcionar muy pocas muestras, no identificar correctamente el lote u omitir documentación esencial.
Otro problema habitual es presentar productos que ya no se corresponden con la formulación final. Si se realizan cambios importantes una vez iniciadas las pruebas, puede que haya que repetir algunos estudios de laboratorio para garantizar que los resultados sigan siendo válidos desde el punto de vista científico.
Dedicar un poco más de tiempo a preparar bien las muestras suele ahorrar mucho más tiempo más adelante en el proceso de desarrollo.
Una sencilla lista de comprobación antes del envío
Antes de enviar muestras de cosméticos, conviene comprobar que:
- La formulación es definitiva o lo suficientemente representativa.
- El producto se envasa en su envase comercial habitual siempre que sea posible.
- Se han proporcionado suficientes unidades para todas las pruebas solicitadas.
- Todas las muestras están claramente etiquetadas.
- Ya se ha completado toda la documentación necesaria.
- Los productos se han embalado de forma segura para su transporte.
- Se ha informado al laboratorio de que el envío está en camino.
Estas comprobaciones sencillas ayudan a los laboratorios a empezar a realizar análisis sin interrupciones innecesarias.
