Ved at forberede prøverne korrekt kan laboratorierne gå i gang med testningen med det samme, hvilket mindsker behovet for afklaring og bidrager til at sikre, at de indsamlede data kan anvendes til at underbygge sikkerhedsrapporten for kosmetiske produkter (CPSR).
Indsendelse af repræsentative prøver er en af de enkleste måder at sikre pålidelige laboratorieresultater på. Selv de mest nøjagtige analysemetoder kan ikke kompensere for prøver, der er forurenede, forkert emballerede eller ikke længere er repræsentative for det produkt, der i sidste ende skal markedsføres.
Selvom hvert laboratorium kan have sine egne krav til indsendelse af prøver, kan man ved at følge nogle få generelle retningslinjer undgå forsinkelser, gentagne test og unødvendige omkostninger. Korrekt forberedelse af prøverne er derfor en vigtig del af ethvert testprogram for kosmetiske produkter.
Indsend den endelige formulering, når det er muligt
Som hovedregel bør laboratorieundersøgelser udføres ved anvendelse af den endelige kommercielle formulering.
Afprøvning af en eksperimentel version, der senere ændres, kan betyde, at nogle eller alle laboratorieundersøgelser skal gentages. Selv tilsyneladende mindre ændringer i formuleringen, såsom justering af konserveringsmiddelkoncentrationer, udskiftning af en duftstof eller ændring af et emulgator, kan påvirke stabiliteten eller de mikrobiologiske egenskaber.
Hvis det viser sig nødvendigt at foretage ændringer, efter at testningen er påbegyndt, skal disse drøftes med laboratoriet, inden man antager, at de tidligere resultater fortsat er gældende.
Send produktet i den endelige emballage
Når det er muligt, bør prøverne indsendes i den samme emballage, som skal bruges til det færdige produkt.
Beholderen udgør en del af det kosmetiske produkt. Emballagen kan påvirke stabiliteten, kompatibiliteten og den mikrobiologiske beskyttelse, især for produkter, der opbevares i længere tid eller anvendes gentagne gange efter åbning.
Forsendelse af produkter i midlertidige emballager kan forhindre laboratoriet i at vurdere interaktioner mellem emballagen og produktet eller kan gøre det nødvendigt at udføre yderligere test, når den endelige emballage er valgt.
Hvis den endelige emballage endnu ikke foreligger, anbefales det at underrette laboratoriet på forhånd, så man kan drøfte den mest hensigtsmæssige teststrategi.
Sørg for, at der er nok af produktet
Forskellige laboratorieundersøgelser kræver forskellige prøvemængder.
Ved mikrobiologiske undersøgelser anvendes der for eksempel generelt relativt små mængder af produktet, mens stabilitetsundersøgelser kræver flere beholdere, da prøverne analyseres på forskellige tidspunkter i løbet af undersøgelsen. Der kan også være behov for yderligere produkt, hvis der udføres mere end én test samtidigt.
Laboratoriet vil normalt angive den krævede mængde, inden prøverne afsendes. At der leveres for lidt materiale er en af de hyppigste årsager til forsinkelser.
Mærk hver prøve tydeligt
Hver prøve skal være let at identificere ved modtagelsen.
Nyttige oplysninger omfatter typisk:
- Produktnavn eller internt referencenummer
- Batch- eller partinummer
- Fremstillingsdato, hvis den foreligger
- Emballageformat
- Anmodede laboratorieundersøgelser, hvor det er relevant
En tydelig mærkning mindsker risikoen for administrative fejl og sikrer, at laboratorierapporterne vedrører det rigtige produkt.
Vedlæg den nødvendige dokumentation
Ud over de fysiske prøver kræver laboratorierne som regel nogle grundlæggende tekniske oplysninger, inden testningen påbegyndes.
Afhængigt af undersøgelsen kan dette omfatte produktnavnet, formuleringstypen, den tilsigtede anvendelse, beskrivelsen af emballagen og de specifikke laboratorietjenester, der er anmodet om.
Mange laboratorier stiller også et indsendelsesskema til rådighed, som skal vedlægges forsendelsen. Hvis man udfylder disse oplysninger inden afsendelse, hjælper det laboratoriet med at registrere prøverne hurtigt og undgå unødvendige henvendelser.
Hvis prøverne sendes til udlandet, kan der også være behov for tolddokumentation. Ved at angive forsendelsen som kosmetikprøver til laboratorietest og vedlægge en passende handelsfaktura eller proformafaktura kan man undgå forsinkelser i toldbehandlingen.
Pak prøverne omhyggeligt ind til transport
Kosmetikprøverne skal ankomme til laboratoriet i samme stand, som da de forlod producenten.
Beholderne skal være tæt lukket for at forhindre lækage og beskyttes mod stød under transport ved hjælp af egnet polstringsmateriale. Glasemballage kræver særlig opmærksomhed for at minimere risikoen for brud.
Når det er muligt, bør de enkelte produkter pakkes separat for at undgå, at lækage fra én beholder påvirker de øvrige.
Produkter, der kræver kontrollerede opbevaringsforhold, skal transporteres i henhold til laboratoriets anvisninger.
Kontakt laboratoriet, inden du sender prøven
God kommunikation er med til at forhindre unødvendige forsinkelser.
Inden prøverne afsendes, anbefales det at underrette laboratoriet om forsendelsen og bekræfte leveringsadressen, kontaktoplysningerne samt eventuelle specifikke krav til emballering eller dokumentation.
Når forsendelsen er afsendt, giver det laboratoriet mulighed for at forudse leveringstidspunktet og behandle prøverne straks efter ankomsten, så snart det har modtaget sporingsnummeret.
Almindelige fejl, man bør undgå
Mange forsinkelser i testforløbet skyldes snarere simple administrative eller logistiske problemer end problemer i laboratoriet.
Typiske eksempler er blandt andet at sende produkter i midlertidig emballage, at levere for få prøver, at undlade at angive batchnummeret korrekt eller at udelade vigtig dokumentation.
Et andet hyppigt problem er, at der indsendes produkter, der ikke længere afspejler den endelige sammensætning. Hvis der foretages væsentlige ændringer, efter at testningen er påbegyndt, kan det være nødvendigt at gentage visse laboratorieundersøgelser for at sikre, at resultaterne fortsat er videnskabeligt gyldige.
Hvis man bruger lidt ekstra tid på at forberede prøverne korrekt, sparer man ofte betydeligt mere tid senere i udviklingsprocessen.
En enkel tjekliste inden afsendelse
Inden man sender kosmetiske prøver af sted, er det en god idé at sikre sig, at:
- Formuleringen er endelig eller tilstrækkeligt repræsentativ.
- Produktet pakkes, når det er muligt, i den dertil beregnede salgsemballage.
- Der er stillet tilstrækkelige enheder til rådighed til alle de anmodede tests.
- Hver prøve er tydeligt mærket.
- Den krævede dokumentation er nu udfyldt.
- Produkterne er blevet pakket sikkert til transport.
- Laboratoriet har fået besked om, at forsendelsen er på vej.
Disse enkle kontroller hjælper laboratorierne med at komme i gang med testningen uden unødvendige afbrydelser.
