Door monsters op de juiste manier voor te bereiden, kunnen laboratoria meteen met het testen beginnen, is er minder behoefte aan verduidelijking en wordt ervoor gezorgd dat de verkregen gegevens kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van het veiligheidsrapport voor cosmetische producten (CPSR).
Het indienen van representatieve monsters is een van de eenvoudigste manieren om betrouwbare laboratoriumresultaten te garanderen. Zelfs de meest nauwkeurige analysemethoden kunnen niets verhelpen aan monsters die verontreinigd zijn, verkeerd verpakt zijn of niet meer representatief zijn voor het product dat uiteindelijk op de markt wordt gebracht.
Hoewel elk laboratorium zijn eigen aanleveringsvoorwaarden kan hebben, kun je vertragingen, herhalingstests en onnodige kosten voorkomen door een paar algemene richtlijnen te volgen. Een goede monstervoorbereiding is daarom een belangrijk onderdeel van elk testprogramma voor cosmetica.
Dien de definitieve formulering in wanneer dat mogelijk is
In het algemeen geldt dat laboratoriumtests moeten worden uitgevoerd met de uiteindelijke commerciële samenstelling.
Als je een experimentele versie test die later wordt aangepast, kan dat betekenen dat sommige of alle laboratoriumonderzoeken opnieuw moeten worden uitgevoerd. Zelfs ogenschijnlijk kleine wijzigingen in de samenstelling, zoals het aanpassen van de concentratie van conserveermiddelen, het vervangen van een geurstof of het veranderen van een emulgator, kunnen de stabiliteit of de microbiologische prestaties beïnvloeden.
Als er na de start van de tests toch nog aanpassingen nodig zijn, overleg dan eerst met het laboratorium voordat je ervan uitgaat dat eerdere resultaten nog steeds kloppen.
Stuur het product in de definitieve verpakking op
Proefstukken moeten, indien mogelijk, worden aangeleverd in dezelfde verpakking die ook voor het eindproduct wordt gebruikt.
De verpakking maakt deel uit van het cosmeticaproduct. De verpakking kan van invloed zijn op de stabiliteit, de compatibiliteit en de microbiologische bescherming, vooral bij producten die lang worden bewaard of na opening herhaaldelijk worden gebruikt.
Als je producten in tijdelijke verpakkingen verstuurt, kan het zijn dat het laboratorium de interacties tussen de verpakkingsmaterialen niet goed kan beoordelen, of dat er extra tests nodig zijn zodra de definitieve verpakking is gekozen.
Als de definitieve verpakking nog niet beschikbaar is, is het aan te raden om het laboratorium hierover van tevoren te informeren, zodat er overleg kan plaatsvinden over de meest geschikte teststrategie.
Zorg dat je genoeg product hebt
Verschillende laboratoriumonderzoeken vragen om verschillende hoeveelheden monsters.
Bij microbiologische tests worden bijvoorbeeld meestal relatief kleine hoeveelheden product gebruikt, terwijl je voor stabiliteitsonderzoeken meerdere verpakkingen nodig hebt, omdat de monsters op verschillende tijdstippen tijdens het onderzoek worden beoordeeld. Er kan ook extra product nodig zijn als er meer dan één test tegelijk wordt uitgevoerd.
Het laboratorium geeft meestal aan hoeveel je nodig hebt voordat je de monsters opstuurt. Te weinig materiaal is een van de meest voorkomende redenen voor vertragingen.
Label elk monster duidelijk
Elk monster moet bij aankomst makkelijk te herkennen zijn.
Nuttige informatie omvat meestal:
- Productnaam of interne referentie
- Batch- of lotnummer
- Productiedatum, indien bekend
- Verpakkingsvorm
- Eventueel gevraagde laboratoriumonderzoeken
Een duidelijke identificatie vermindert het risico op administratieve fouten en zorgt ervoor dat laboratoriumrapporten bij het juiste product horen.
Voeg de benodigde documenten toe
Naast de fysieke monsters hebben laboratoria meestal ook wat basisinformatie nodig voordat ze met de tests kunnen beginnen.
Afhankelijk van het onderzoek kan dit de productnaam, het type formulering, het beoogde gebruik, de beschrijving van de verpakking en de specifieke gevraagde laboratoriumdiensten omvatten.
Veel laboratoria geven ook een formulier mee waarop je de monsters kunt aanmelden; dat moet je bij de zending voegen. Als je dit formulier al voor de verzending invult, kan het laboratorium de monsters snel registreren en worden onnodige vragen voorkomen.
Als er monsters naar het buitenland worden verzonden, kan het zijn dat er ook douanedocumenten nodig zijn. Door de zending aan te geven als cosmetische monsters voor laboratoriumtests en een passende handels- of proforma-factuur mee te sturen, kun je vertragingen bij de douane voorkomen.
Verpak de monsters zorgvuldig voor het transport
Cosmetische monsters moeten in dezelfde staat bij het laboratorium aankomen als waarin ze de fabrikant hebben verlaten.
Containers moeten goed worden afgesloten om lekken te voorkomen en tijdens het transport met geschikt opvulmateriaal tegen stoten worden beschermd. Bij glazen verpakkingen moet je extra opletten om het risico op breuk zo klein mogelijk te houden.
Verpak afzonderlijke producten waar mogelijk apart, zodat lekkage uit de ene verpakking geen invloed heeft op de andere.
Producten die onder gecontroleerde opslagomstandigheden moeten worden bewaard, moeten volgens de instructies van het laboratorium worden vervoerd.
Laat het lab even weten voordat je het verstuurt
Goede communicatie helpt onnodige vertragingen te voorkomen.
Voordat je monsters verstuurt, is het aan te raden om het laboratorium op de hoogte te stellen van de verzending en het afleveradres, de contactgegevens en eventuele specifieke vereisten voor verpakking of documentatie te bevestigen.
Door het trackingnummer van de koerier door te geven zodra de zending is verzonden, kan het laboratorium de levering alvast inplannen en de monsters meteen bij aankomst verwerken.
Veelgemaakte fouten die je moet vermijden
Veel vertragingen bij het testen komen door simpele administratieve of logistieke kwesties, en niet door problemen in het lab.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn het verzenden van producten in tijdelijke verpakkingen, het verstrekken van te weinig monsters, het niet correct vermelden van de partij of het weglaten van essentiële documentatie.
Een ander veelvoorkomend probleem is dat er producten worden ingediend die niet meer overeenkomen met de uiteindelijke samenstelling. Als er na aanvang van de tests ingrijpende wijzigingen worden aangebracht, moeten sommige laboratoriumonderzoeken mogelijk worden herhaald om ervoor te zorgen dat de resultaten wetenschappelijk geldig blijven.
Als je even wat extra tijd neemt om monsters goed voor te bereiden, bespaart dat later in het ontwikkelingsproces vaak aanzienlijk meer tijd.
Een simpele checklist voor je iets verstuurt
Voordat je cosmetica-monsters verstuurt, is het de moeite waard om te controleren of:
- De formulering is definitief of voldoende representatief.
- Het product wordt, waar mogelijk, verpakt in de daarvoor bestemde commerciële verpakking.
- Er zijn genoeg eenheden geleverd voor alle gevraagde tests.
- Elk monster is duidelijk gelabeld.
- De benodigde documentatie is in orde.
- De producten zijn goed verpakt voor het transport.
- Het lab heeft te horen gekregen dat de zending onderweg is.
Dankzij deze eenvoudige controles kunnen laboratoria meteen aan de slag met testen, zonder onnodige onderbrekingen.
