Om op de cosmeticamarkt in de EU te komen, heb je meer nodig dan alleen een mooie formule en een opvallende verpakking. Er komt heel wat papierwerk kijken bij elk cosmeticaproduct dat legaal wordt verkocht in de EU. Twee van de belangrijkste onderdelen zijn de Cosmetisch productveiligheidsrapport (CPSR) en het Product Information File (PIF).
Deze twee documenten zijn niet slechts formaliteiten; het zijn wettelijke vereisten onder EU-Verordening 1223/2009. Deze gids vertelt je wat elk document inhoudt, hoe ze samenwerken en waarom cosmetica zowel CPSR als PIF moet hebben om legaal te zijn in de Europese Unie.
Wat is CPSR in cosmetica?
Het Cosmetic Product Safety Report (CPSR) is een wetenschappelijk document dat aantoont dat jouw cosmeticaproduct veilig is voor mensen om op een normale of redelijkerwijs te verwachten manier te gebruiken.
Elk cosmeticaproduct dat in de EU wordt verkocht, moet volgens de EU-wetgeving een veiligheidscontrole ondergaan die eindigt in een CPSR.
De tweedelige structuur van CPSR
De CPSR bestaat uit twee delen:
Deel A: Informatie over de veiligheid van cosmetische producten:
Dit deel bevat technische informatie zoals
- Volledige INCI-lijst en concentraties van de ingrediënten van het product
- Specificaties voor fysische, chemische en microbiologische eigenschappen
- Hoe dingen worden gemaakt
- Resultaten van de stabiliteitstest
- Informatie over hoe en waar het product wordt gebruikt
- Toxicologische profielen voor elk ingrediënt
- Kijken naar mogelijke interacties
Deel B: Beoordeling van de veiligheid van cosmetische producten:
Dit is de schriftelijke mening van een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar die de gegevens in deel A evalueert:
- Laatste gedachten over de veiligheid van het product
- Gebruiksaanwijzing en waarschuwingen
- Kwalificaties van de beoordelaar
- Reden voor de conclusie
Wie kan een CPSR opstellen?
Alleen een gekwalificeerde professional met een graad in toxicologie, geneeskunde, farmacie of een aanverwant vakgebied kan de CPSR schrijven en ondertekenen. Deze persoon wordt de veiligheidsbeoordelaar genoemd.
De CPSR is een van de meest technische en nauwlettend in de gaten gehouden onderdelen van de documentatie van je product. Als je hier een fout maakt, kan je product van de markt worden gehaald.
Wat is een productinformatiebestand (PIF)?
Het productinformatiebestand (PIF) is het volledige technische dossier dat al het papierwerk bevat dat aantoont dat je product veilig en van hoge kwaliteit is en aan alle regels voldoet. De CPSR is slechts één onderdeel van de PIF.
EU-autoriteiten moeten gemakkelijk bij de PIF kunnen op het adres van de verantwoordelijke persoon en de PIF moet worden bewaard tot tien jaar nadat de laatste partij is verkocht.
Onderdelen van de PIF
- CPSR (A + B)
- Beschrijving van het product
- Bewijs van GMP en de manier waarop dingen worden gemaakt
- Bewijs van het geclaimde effect (bijvoorbeeld: houdt de huid 24 uur vochtig)
- Verklaring over het testen op dieren
- Artwork en etiketten voor producten (inclusief claims en vertalingen)
Vereisten voor opslag en toegang
De PIF moet zijn:
- De verantwoordelijke persoon moet het elektronisch of fysiek bewaren en op verzoek beschikbaar stellen aan EU-autoriteiten.
- Correct en up-to-date, wijzigingen in de formule, verpakking of claims vereisen een PIF-update.
CPSR en PIF: Wat is het verschil?
De CPSR en PIF lijken veel op elkaar, maar zijn niet hetzelfde.
| Kenmerken | CPSR | PIF |
| Vereist door EU-verordening? | Ja | Ja |
| Opgesteld door veiligheidsbeoordelaar? | Ja | Nee |
| Inclusief veiligheidsbeoordeling? | Ja | Als onderdeel van CPSR |
| Moet het etiket artwork bevatten? | Nee | Ja |
| Moet GMP-bewijs worden bijgevoegd? | Nee | Ja |
De CPSR is het wetenschappelijke bewijs dat je product veilig is en de PIF is het complete technische dossier ervan.
Waarom zijn CPSR en PIF verplicht in de EU?
Rechtsgrondslag en handhaving
EU-Verordening 1223/2009 staat dat beide documenten nodig zijn. Zonder deze documenten kan je product niet worden verkocht in de EU.
DGCCRF (Frankrijk), BfR (Duitsland) en MHRA (VK voor NI) kunnen op elk moment om je PIF vragen. Als je die niet kunt geven, kunnen je producten dat wel zijn:
- Verwijderd uit de schappen
- Beboet
- Mag niet verkocht worden
Voordelen voor naleving
Het hebben van een compliant CPSR en PIF beschermt je niet alleen juridisch, maar helpt je ook:
- Maak je merk betrouwbaarder
- In contact komen met retailers en distributeurs
- Volg de regels voor papierwerk die Amazon, Etsy en Notino stellen.
- Laat zien dat je je huiswerk hebt gedaan in geval van klachten.
Hoe krijg je een CPSR en PIF voor je cosmetische producten?
Wat je nodig hebt
Je moet het volgende verzamelen voordat je een CPSR en PIF kunt aanvragen:
- Volledige INCI-lijst met % concentraties
- Veiligheidsinformatiebladen (MSDS) voor grondstoffen
- Resultaten van stabiliteits- en microbiologische testen
- Etiket voor het eindproduct, verpakkingskunst en claims
- GMP-certificaat (niet verplicht, maar wel een goed idee)
Waar kun je hulp krijgen?
De meeste kleine merken of mensen die hier nieuw in zijn, kunnen deze documenten niet zelf maken. Dit is waar Gecertificeerde Cosmetica kan helpen.
We hebben:
- EU-gecertificeerde toxicologen bereiden zich voor op CPSR zoals professionals
- Volledig PIF papierwerk
- Beoordelen van etiketten en claims
- Individuele hulp tijdens het hele nalevingsproces
Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden
Zelfs merken die al een tijdje bestaan, kunnen het verknoeien. Hier zijn een paar dingen waar je vanaf moet blijven:
- Oude veiligheidsgegevens voor ingrediënten gebruiken
- De PIF niet bijwerken als de verpakking of claims veranderen
- Vertrouwen stellen in een ongekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar
- Geen microbiologische of stabiliteitstests doen
- Niet vergeten etiketten te vertalen in de juiste talen voor de EU
Dubbelcheck dus alles, want elk van deze zaken kan juridische of zakelijke gevolgen hebben.
Checklist CPSR en PIF
Gebruik deze eenvoudige lijst om zeker te weten dat je op het juiste spoor zit:
- INCI-lijst met % en functies
- SDS voor elke grondstof
- Gegevens over stabiliteit en microbiële tests
- Kunst met juridische claims en vertalingen
- GMP is de beste manier om het productieproces uit te voeren.
- Een deskundige heeft deel A en B van de CPSR ondertekend
- De definitieve PIF wordt veilig bewaard en regelmatig bijgewerkt
FAQ: CPSR en PIF voor cosmetica
Q1. Is CPSR alleen voldoende?
Nee. De PIF bevat meer dan alleen de CPSR. Je moet het hele bestand hebben.
Q2. Moeten deze papieren bij handgemaakte of kleinschalige goederen zitten?
Ja. Alle cosmetica, hoe groot of klein ook, moet deze regels volgen.
Q3. Kan ik mijn eigen CPSR schrijven?
Nee. Volgens de EU-wetgeving moet een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar het schrijven en ondertekenen.
Q4. Wanneer moet ik mijn PIF bijwerken?
Wanneer je de formule, verpakking, fabrikant of claims verandert.
Q5. Kan ik dezelfde CPSR en PIF voor meer dan één product gebruiken?
Nee. Elk item heeft zijn eigen set documenten nodig.
Eindgedachten
Het Cosmetic Product Safety Report (CPSR) en Productinformatiedossier (PIF) zijn twee dingen waar je niet onderuit kunt als je wilt voldoen aan de EU-normen. Samen vormen ze de wettelijke basis voor de aanwezigheid van je product op de Europese markt.
Zonder deze documenten kun je je cosmetica niet legaal verkopen, op de lijst zetten of uitdelen aan partners in de detailhandel. Maar als je ze correct opstelt en professioneel laat controleren, kun je vol vertrouwen en geloofwaardig toegang krijgen tot de hele EU-markt.
CPSR en PIF ondersteuning nodig?
Wij van Gecertificeerde Cosmetica zijn experts in het maken van CPSR- en PIF-documenten die voldoen aan alle regels voor merken van elke grootte. Ons team van experts zorgt ervoor dat je papierwerk 100% EU-klaar is, of je nu net begint of je productlijn uitbreidt. Ontdek onze CSPR en PIF diensten.
