Une bonne préparation des échantillons permet aux laboratoires de commencer immédiatement les analyses, réduit le besoin de précisions et contribue à garantir que les données obtenues puissent être utilisées pour étayer le rapport sur la sécurité des produits cosmétiques (CPSR).
Envoyer des échantillons représentatifs, c’est l’un des moyens les plus simples de garantir la fiabilité des résultats de laboratoire. Même les méthodes d’analyse les plus précises ne peuvent pas compenser le fait que des échantillons soient contaminés, mal conditionnés ou ne correspondent plus au produit qui sera finalement mis sur le marché.
Même si chaque laboratoire peut avoir ses propres exigences en matière de soumission d’échantillons, le respect de quelques principes généraux permet d’éviter les retards, les tests répétés et les coûts inutiles. Une bonne préparation des échantillons est donc un élément essentiel de tout programme de tests cosmétiques.
Envoie la formulation finale dès que possible
En règle générale, les essais en laboratoire doivent être réalisés avec la formulation commerciale finale.
Tester une version expérimentale qui sera modifiée par la suite peut impliquer de devoir refaire tout ou partie des études en laboratoire. Même des changements de formulation apparemment mineurs, comme ajuster les concentrations en conservateurs, remplacer un parfum ou changer d’émulsifiant, peuvent avoir un impact sur la stabilité ou les performances microbiologiques.
Si des modifications s’avèrent inévitables une fois les essais commencés, discute-en avec le laboratoire avant de partir du principe que les résultats précédents restent valables.
Envoie le produit dans son emballage définitif
Dans la mesure du possible, les échantillons doivent être envoyés dans le même emballage que celui qui sera utilisé pour le produit fini.
Le récipient fait partie intégrante du produit cosmétique. L’emballage peut avoir une influence sur la stabilité, la compatibilité et la protection microbiologique, surtout pour les produits conservés pendant de longues périodes ou utilisés à plusieurs reprises après ouverture.
L’envoi de produits dans des contenants provisoires peut empêcher le laboratoire d’évaluer les interactions liées à l’emballage ou nécessiter des tests supplémentaires une fois que l’emballage définitif aura été choisi.
Si l’emballage définitif n’est pas encore disponible, il est conseillé d’en informer le laboratoire à l’avance afin de pouvoir discuter de la stratégie d’analyse la plus adaptée.
Prévois suffisamment de produit
Les différentes analyses de laboratoire nécessitent des quantités d’échantillons différentes.
Par exemple, les essais microbiologiques utilisent généralement des quantités relativement faibles de produit, tandis que les études de stabilité nécessitent plusieurs récipients, car les échantillons sont analysés à différents moments tout au long de l’étude. Il peut aussi falloir du produit en plus si plusieurs essais sont réalisés en même temps.
En général, le laboratoire t’indique la quantité nécessaire avant l’envoi des échantillons. Fournir une quantité insuffisante de matériel est l’une des causes les plus courantes de retard.
Étiquette bien chaque échantillon
Chaque échantillon doit pouvoir être facilement identifié dès son arrivée.
Les informations utiles comprennent généralement :
- Nom du produit ou référence interne
- Numéro de lot
- Date de fabrication, si elle est disponible
- Format d’emballage
- Analyses de laboratoire demandées, le cas échéant
Une identification claire réduit le risque d’erreurs administratives et garantit que les rapports de laboratoire correspondent bien au bon produit.
Joins les documents nécessaires
En plus des échantillons physiques, les laboratoires ont généralement besoin d’informations techniques de base avant de commencer les analyses.
Selon l’étude, ça peut inclure le nom du produit, le type de formulation, l’usage prévu, la description de l’emballage et les services de laboratoire spécifiques demandés.
De nombreux laboratoires fournissent également un formulaire d’envoi des échantillons qui doit accompagner le colis. Remplir ces informations avant l’envoi permet au laboratoire d’enregistrer rapidement les échantillons et d’éviter des demandes de précisions inutiles.
Si les échantillons sont expédiés à l’étranger, des documents douaniers peuvent également être exigés. Déclarer l’envoi comme des échantillons de cosmétiques destinés à des tests en laboratoire et fournir une facture commerciale ou pro forma appropriée permet d’éviter les retards à la douane.
Emballe soigneusement les échantillons pour le transport
Les échantillons de produits cosmétiques doivent arriver au laboratoire dans le même état que lorsqu’ils ont quitté le fabricant.
Les conteneurs doivent être bien fermés pour éviter toute fuite et protégés contre les chocs pendant le transport à l’aide de matériaux de rembourrage adaptés. Les emballages en verre méritent une attention particulière pour réduire au maximum le risque de casse.
Dans la mesure du possible, il faut emballer chaque produit séparément pour éviter qu’une fuite dans un conteneur n’affecte les autres.
Les produits qui nécessitent des conditions de stockage contrôlées doivent être transportés conformément aux instructions du laboratoire.
Préviens le laboratoire avant l’expédition
Une bonne communication permet d’éviter les retards inutiles.
Avant d’envoyer des échantillons, il est conseillé d’avertir le laboratoire de l’envoi et de vérifier l’adresse de livraison, les coordonnées ainsi que les éventuelles exigences spécifiques en matière d’emballage ou de documentation.
Le fait de fournir le numéro de suivi du transporteur une fois l’envoi expédié permet aussi au laboratoire d’anticiper la livraison et de traiter les échantillons rapidement dès leur arrivée.
Les erreurs courantes à éviter
Beaucoup de retards dans les analyses sont dus à de simples problèmes administratifs ou logistiques, plutôt qu’à des problèmes liés aux laboratoires.
Parmi les exemples courants, on peut citer l’envoi de produits dans des emballages provisoires, la fourniture d’un nombre insuffisant d’échantillons, l’identification incorrecte du lot ou l’omission de documents indispensables.
Un autre problème courant, c’est de soumettre des produits qui ne correspondent plus à la formulation finale. Si des modifications importantes sont apportées après le début des essais, certaines études en laboratoire devront peut-être être refaites pour s’assurer que les résultats restent scientifiquement valables.
Prendre un peu plus de temps pour bien préparer les échantillons permet souvent de gagner beaucoup plus de temps par la suite, au cours du processus de développement.
Une petite liste de contrôle avant l’expédition
Avant d’envoyer des échantillons de produits cosmétiques, ça vaut le coup de vérifier que :
- La formulation est définitive ou suffisamment représentative.
- Le produit est conditionné dans son emballage commercial d’origine dès que c’est possible.
- On a fourni suffisamment d’unités pour tous les tests demandés.
- Chaque échantillon est clairement étiqueté.
- Les documents demandés ont été fournis.
- Les produits ont été emballés de manière sûre pour le transport.
- Le labo a été prévenu que le colis est en route.
Ces vérifications simples permettent aux laboratoires de commencer les analyses sans interruptions inutiles.
